Dwie ceny za „przegląd budynku” mogą dotyczyć różnych usług. Przed porównaniem ofert przygotuj metrykę obiektu i poproś o jednoznaczne potwierdzenie zakresu. Najtańsza kwota nie wyjaśnia, jakie czynności oraz dokumenty rzeczywiście obejmuje.
Przekaż dane i pytania do potwierdzenia
Podaj identyfikację obiektu, przeznaczenie, dostępne wcześniejsze dokumenty oraz znane ograniczenia dostępu. Nie zgaduj parametrów technicznych. Jeśli ich nie znasz, wskaż brak i dokument, w którym mogą się znajdować.
Rodzaj wymaganej kontroli i właściwe kwalifikacje trzeba ustalić dla konkretnego obiektu. GUNB omawia zakresy kontroli stanu technicznego. Zapytanie ofertowe służy zebraniu potwierdzeń, nie zastępuje tej oceny.
Do zapytania możesz wykorzystać taki układ wiadomości:
Dzień dobry, proszę o ofertę kontroli obiektu [oznaczenie i przeznaczenie]. Dostępne wcześniejsze dokumenty: [lista]. Znane ograniczenia dostępu: [opis]. Proszę wskazać zakres proponowanej kontroli, wymagane warunki dostępu, kwalifikacje wykonawcy oraz dokumenty i załączniki przekazywane po wizycie. Proszę też wyjaśnić, jak ustalimy uzupełnienie zakresu, jeśli część obiektu będzie niedostępna.
Rodzaj potrzebnej kontroli potwierdź z właściwym specjalistą. Wiadomość zbiera informacje do oferty, nie wyznacza technicznego zakresu kontroli.
Porównaj treść odpowiedzi
Fikcyjne oferty A i B zawierają różne założenia. Nie nadajemy im cen ani rankingu.
| Pytanie | Oferta A | Oferta B |
|---|---|---|
| Zakres kontroli | Wymieniony szczegółowo | Ogólne określenie |
| Dostęp do części obiektu | Uzgodnione warunki | Brak informacji |
| Dokumenty i załączniki | Lista rezultatów | Do wyjaśnienia |
| Uzupełnienie brakującego zakresu | Opisany sposób ustalenia | Brak informacji |
Najpierw wróć z pytaniami do B. Brak informacji w ofercie nie dowodzi, że wykonawca nie zamierza danej czynności wykonać; oznacza, że zakres nie jest jeszcze porównywalny.
Potwierdź zamówienie i dokumenty
Zapisz uzgodniony zakres, wykonawcę, warunki dostępu, termin organizacyjny i sposób przekazania wyników. Zweryfikuj kwalifikacje właściwe dla zamawianej czynności. Nie uznawaj samej nazwy stanowiska za wystarczający dowód.
Po otrzymaniu wyników porównaj komplet z indeksem dokumentacji oraz zakresem zamówienia. Brakujący załącznik i nierozstrzygnięte zalecenie to różne sprawy. Pierwszą wyjaśnia się jako kompletność dostawy dokumentów, drugą prowadzi zgodnie z treścią kontroli i właściwą oceną.
Po wyborze wykonawcy przygotuj kartę dostępu do pomieszczeń według uzgodnionego zakresu wizyty.