Osoba kontrolująca może przyjechać zgodnie z terminem, a mimo to nie dostać się do części objętej zakresem. Przed wizytą ustal miejsca, sposób udostępnienia i osobę odpowiedzialną za kontakt. Nie utożsamiaj umówionej wizyty z wykonaniem całej kontroli.
Uzgodnij listę potrzebnych miejsc
Poproś wykonawcę o wskazanie zakresu i wymaganych warunków organizacyjnych. Właściciel lub zarządca przygotowuje informacje o obiekcie i dostępie; nie powinien sam wybierać technicznej metody kontroli, jeśli nie ma właściwych kompetencji.
Odpowiedzialności i rodzaje kontroli opisuje GUNB. Zasady wejścia do konkretnych pomieszczeń i kontaktu z użytkownikami trzeba ocenić w danej sytuacji. Poniższa lista nie daje upoważnienia do wejścia bez właściwej podstawy.
Przygotuj prostą kartę dostępu
W fikcyjnym obiekcie B-03 kontrola wymaga uzgodnienia trzech miejsc.
| Miejsce | Organizacja dostępu | Status przed wizytą |
|---|---|---|
| Pomieszczenie techniczne T-01 | Osoba z uprawnionym dostępem | Potwierdzona godzina dostępu |
| Część wspólna W-02 | Uzgodnienie z zarządcą | Potwierdzone |
| Lokal L-08 | Osobny kontakt według właściwych zasad | Oczekiwanie na odpowiedź |
Nie wpisuj danych wszystkich mieszkańców do ogólnodostępnej tabeli. Zapisz jedynie niezbędny kontakt w miejscu o odpowiednim dostępie. Informacja „klucz na miejscu” powinna wskazywać, kto jest odpowiedzialny za jego udostępnienie.
Zapisz ograniczenie po wizycie
Jeżeli L-08 był niedostępny, zachowaj fakt, godzinę i dalsze ustalenie. Zakres rzeczywiście wykonanej kontroli powinien wynikać z dokumentu autora. Nie dopisuj samodzielnie, że niedostępna część „bez uwag”, ponieważ nie zgłoszono problemu.
Sprawdź z autorem, jak uzupełnienie ma być powiązane z protokołem i załącznikami. Umawiając kolejny termin, odwołaj go do konkretnego brakującego zakresu. To ogranicza ryzyko, że późniejszy dokument będzie dotyczyć innego miejsca lub innej kontroli.
Warunki dostępu warto podać już w zapytaniu ofertowym na kontrolę, aby wykonawca mógł wskazać ograniczenia planowanego zakresu.